Istruzioni su carta e PDF: il freno a mano su un prodotto di eccellenza

Con la carta, ogni micro‑variazione richiede ristampe, imballi e spedizioni. Quanto pesano questi costi sul budget? Quante consegne hai rimandato perché i manuali non erano pronti in tempo?

Con il PDF, l’utente che lo apre da smartphone ha una pessima esperienza di navigazione e non trova le informazioni che cerca. Allora le cerca altrove e, intanto, chiama l’assistenza per ciò che il manuale dovrebbe chiarire da solo.

Nel frattempo, un tuo concorrente ha già tolto il freno: collega il prodotto a un codice QR che apre le istruzioni ottimizzate per smartphone e tablet. Trova subito l’informazione corretta, risolve il problema e vive un’esperienza migliore con il prodotto.

E se questa esperienza facesse percepire il suo prodotto migliore del tuo?

ISTRUZIONI IN FORMATO DIGITALE

DIRETTAMENTE SULLO SMARTPHONE DEL TUO CLIENTE

I vantaggi che puoi ottenere da subito

Più valore al tuo prodotto

  • Il tuo cliente scansiona il codice QR e accede direttamente alle istruzioni del suo modello, nella sua lingua.
  • Esegue la procedura da smartphone o tablet e chiude il task senza chiamare l’assistenza

Rilasci e consegne puntuali

  • Con una sola operazione aggiorni le istruzioni, pubblichi le modifiche online e allinei tutte le lingue.
  • La pubblicazione digitale sblocca le consegne nei tempi previsti.

Costi di produzione sotto controllo

  • Tagli carta, stampa, imballo e logistica e liberi budget.
  • I costi di gestione del portale restano minimi e prevedibili.

Dati e privacy sotto controllo

Le garanzie per la tua azienda e gli utilizzatori dei tuoi prodotti

Portale pubblico o accesso protetto: scegli tu

Se scegli un portale pubblico, lo impostiamo indicizzato e accessibile a tutti secondo i tuoi criteri

Se invece cuoi controllare gli accessi, il sito e il portale non sono indicizzati, e ogni utente raggiunge solo le pagine collegate al codice QR presente sul proprio prodotto.

Nessun lock‑in: gli asset restano tuoi

Pubblichi contenuti sul tuo portale o sito e mantieni la proprietà dei dati.

Esporti in formati aperti e puoi spostare tutto su un altro sito/portale senza ripartire da zero.

Privacy del cliente utilizzatore

Misuri solo le metriche di fruizione (ricerche, pagine, lingue), non i profili personali.

Utilizzi i KPI per migliorare la documentazione, non per profilare chi la consulta.

È il momento giusto per mandare in pensione le istruzioni cartacee?

Direzione europea

L’Europa sta spingendo l’accesso digitale alle informazioni ufficiali di prodotto (es. DPP/ESPR). Portare ora i manuali in HTML con indirizzi stabili ti allinea alla nuova prassi.

Uso sul campo

Gli utenti oggi si aspettano istruzioni immediate e corrette che si aprono e si leggono bene su smartphone e tablet. L’utilizzatore vuole arrivare subito alla procedura giusta, scorrere gli step, cercare dentro il contenuto e chiudere il task senza perdite di tempo.

Competizione e reputazione

I concorrenti che offrono istruzioni “già nel telefono” alzano l’asticella e trasformano la documentazione in servizio. Restare su carta/PDF ti mette in rincorsa quando il mercato si è già abituato a un’esperienza digitale come standard.

Manuali online: in regola con le direttive?

Se la tua produzione ricade nel Regolamento Macchine, il digitale è ammesso come forma principale di fornitura delle istruzioni. Devi solo rispettare i seguenti requisiti:

  • Indichi sulla targhetta CE o sulla dichiarazione di conformità come accedere alle istruzioni online (tipicamente con codice QR).
  • Rendi stampabili e scaricabili le istruzioni in formato PDF.
  • Mantieni disponibili le istruzioni per tutta la vita attesa del prodotto (almeno 10 anni dalla vendita).
  • Se il cliente lo richiede nel contratto di acquisto, fornisci una copia cartacea.

Negli altri settori, puoi applicare le stesse condizioni già oggi: il digitale come canale principale, la carta solo dove la norma la impone.

Sempre più normative di prodotto stanno allineando gli strumenti per l’informazione digitale. Investire ora nel formato digitale significa allinearsi alla direzione che l’UE sta tracciando, con tempi e modalità che variano per settore.

Istruzioni digitali: molto più di un PDF online

Per essere conformi, basta anche un codice sul prodotto che porta a una pagina da cui scaricare il PDF. Sei a posto con la norma e risparmi sui costi di stampa e logistica.

Ma se ti fermi lì, lasci sul tavolo il vero valore: trasformare le istruzioni in un servizio che aiuta veramente chi usa il prodotto.

Pagina esatta per prodotto, variante e lingua

Il codice sul prodotto apre la pagina del modello e della variante corretti, nella lingua del cliente.

Informazioni ottimizzate per tutti i dispositivi

Le istruzioni digitali sono programmate per una navigazione efficace non solo da desktop, ma anche da tablet e smartphone.

Procedura che guida il lavoro

Ogni attività diventa facile da seguire: prerequisiti, strumenti necessari, passi numerati con spunta e avvertenze prima di procedere. L’operatore non interpreta: esegue e chiude il task in sicurezza.

Ricerca contenuti assistita da IA

L’utente formula domande in linguaggio naturale in merito al problema che sta riscontrando, o all’obiettivo che vuole raggiungere.

L’intelligenza artificiale comprende la domanda, ricerca i contenuti rilevanti, e li riassume per fornire una risposta corretta nella lingua dell’utilizzatore.

Manutenzione e allarmi: l’informazione arriva da sola

 Quando occorre effettuare una manutenzione programmata, il sistema mostra al tecnico la scheda con la procedura da seguire.

Quando compare un allarme, si apre la diagnosi con i passaggi da fare. L’operatore non deve neanche ricercare l’informazione: la ottiene in automatico.

Le tecnologie abilitanti

Component Content Management System (CCMS)

Con il CCMS crei moduli riusabili (descrizioni, procedure, avvertenze per la sicurezza), e gestisci le varianti per modello e mercato.

In questo modo riduci duplicazioni, tieni allineate le lingue e pubblichi automaticamente in tutti i formati:

  • PDF per le istruzioni scaricabili e stampabili
  • HTML per caricare le istruzioni sul tuo sito
  • pacchetti iiRDS per i portali di pubblicazione

Portale di pubblicazione

Il portale consegna le istruzioni in HTML responsive pensato per smartphone e tablet, con ricerca efficace, filtri per prodotto/variante/lingua

Il sistema facilita la navigazione da parte dell’utente e Analytics ti mostra le ricerche e i percorsi di navigazione degli utilizzatori.

In questo modo sai sempre quali contenuti migliorare e quali aggiungere al portale.

IA generativa

L’IA lavora su contenuti approvati e strutturati, capisce domande in linguaggio naturale e propone la scheda pertinente.

In contesti noti (manutenzione, allarme) anticipa la richiesta dell’utente e riduce i ticket ripetitivi.

In questo modo offri velocità senza rinunciare al controllo: l’IA non indovina, spiega cosa ha trovato e rimanda sempre al contenuto originale pubblicato dalla tua azienda.

because Solutions: il tuo partner per digitalizzare e automatizzare le istruzioni

Se parti da Word, Indesign o FrameMaker non ti preoccupare: abbiamo lavorato per più di 20 anni con questi strumenti. Senza stravolgere i tuoi processi, trasformiamo subito i tuoi manuali in pagine leggibili e riusabili. Dove serve, introduciamo le strutture (terminologia e tassonomie) in modo progressivo e scalabile.

Perché scegliere because Solutions?

Siamo esperti in norme e processi per la digitalizzazione della documentazione tecnica, e sfruttiamo l’automazione tradizionale (CCMS e terminologia) per integrare l’IA entro binari stabili e sicuri.

Roadmap di implementazione

Attiviamo i manuali digitali con un percorso in tre fasi, con output misurabili e senza rischi.

1. Analisi di fattibilità

Un primo confronto per capire come fornisci oggi le istruzioni. Ricevi un report gratuito con aree critiche e fattibilità del progetto di digitalizzazione.

Zero impegno economico: solo dati e chiarezza su cosa è realistico fare ora.

2. Workshop sui tuoi contenuti

Lavoriamo insieme su contenuti reali e costruiamo un prototipo funzionante: un manuale, UI mobile first, ricerca attiva. Mappiamo il QR per l’atterraggio alla pagina esatta.

Nessuna simulazione: lavoriamo sui tuoi contenuti.

3. Progetto pilota garantito

Estendiamo a 1–2 prodotti/lingue aggiuntivi e pubblichiamo i primi manuali digitali sul tuo dominio/sottodominio, o portale. Introduciamo (o integriamo) CCMS dove serve.

Paghi solo se il pilota funziona: obiettivi e KPI concordati a monte.

Le parole di chi ha scelto because per digitalizzare le istruzioni di prodotto

Dai macchinari all’elettronica, sempre più fabbricanti forniscono istruzioni di prodotto online.
In pochi mesi hanno ridotto la carta, migliorato l’esperienza del cliente e reso le informazioni parte del prodotto stesso.

Con il CCMS abbiamo digitalizzato i cataloghi e i manuali dei prodotti e li abbiamo messi online su un portale aziendale multilingua. I clienti trovano subito le informazioni, e i nostri prodotti sono più visibili.

Riccardo Pellegrini

Product Marketing Manager
Fervi S.p.A.

Abbiamo messo online le istruzioni e le schede di allarme. La IA comprende le richieste degli utenti nelle varie lingue e risponde in linguaggio naturale. In fiera è stato un successo: un grande valore per il prodotto.

Andrea Vian

Technical Writer
Macchi S.p.A.

Volevamo liberare i nostri clienti dalla carta e offrire le istruzioni online. Oggi aggiorniamo i manuali in tutte le lingue con un clic dal nostro sito aziendale. Abbiamo detto addio al 90% della stampa.

Danilo Spagna

R&D Manager
SandenVendo GmbH

Fai ora il primo passo per digitalizzare i tuoi manuali

Compila il form e prenota una call con un nostro esperto.

Analizziamo il tuo processo attuale di creazione e pubblicazione delle istruzioni. Se serve, firmiamo un NDA per i file condivisi.

Entro 48 ore dalla call ricevi, gratis e senza impegno:

  • Un mockup di istruzioni online (2/3 procedure sui tuoi prodotti)
  • un report con le raccomandazioni operative per rendere le istruzioni dei tuoi prodotti pronte alla digitalizzazione.
  • una mini guida con le fasi di avanzamento del progetto di digitalizzazione.

Perché chiediamo il numero di telefono e come trattiamo i tuoi dati?
Lo usiamo solo per fissare rapidamente l’appuntamento e chiarire eventuali dubbi. Serve esclusivamente per organizzare l’analisi preliminare. Se non prosegui, lo cancelliamo appena conclusa la fase di analisi. Non lo condividiamo con nessuno né lo utilizziamo per altri scopi.

Cosa succede dopo l’invio del form?
Entro poche ore ti contatterà una nostra incaricata per fissare una call di circa 45 minuti con un nostro tecnico. Durante la call analizziamo il processo di traduzione dei tuoi manuali e un manuale campione. Non devi preparare nulla.

FAQ – Domande frequenti

Sì, se rispetti le condizioni: indichi come accedere online, rendi le istruzioni stampabili/scaricabili, le mantieni disponibili nel tempo e fornisci la copia cartacea su richiesta. Per prodotti destinati o accessibili a non‑professionali, lasci su carta le informazioni di sicurezza essenziali.

No. Il digitale diventa la forma principale. La carta resta disponibile dove la norma la impone o quando il cliente la richiede, ma solo contestualmente all’acquisto. Una volta acquistato il prodotto, avrà accesso solo alle istruzioni in PDF.

Serve il minimo indispensabile: topic granulari con ID, metadati (prodotto, variante, lingua, ruolo, validità), tassonomie condivise e terminologia coerente. L’IA risponde su contenuti approvati e rimanda sempre ai contenuti ufficiali pubblicati dalla tua azienda.

Sì. Avviamo un prototipo/pilota leggero su dominio o sottodominio dedicato. Il CCMS entra nel piano di scalabilità quando serve: selezione, migrazione progressiva, riuso e governance.

Sul tuo dominio o sottodominio, oppure su un software in subscription come InfoTwin. In avvio possiamo usare un’area dedicata e migrare a fine pilota. I deeplink restano stabili e si possono rimappare centralmente.

Ogni pagina mostra validità (da seriale/lotto/revisione), note di versione e link all’ultima release. I QR già applicati si rimappano senza ristampe.

Sì. Il Digital Product Passport consolida l’abitudine “accedo digitalmente alle informazioni ufficiali”. È complementare: lo stesso gesto può portare ai dati regolatori (DPP) e alle istruzioni in HTML.

Non si buttano. Restano disponibili come download collegati alle pagine HTML. La migrazione è progressiva (semiautomazione + revisione), partendo dagli scenari a maggior impatto.

Pronto a digitalizzare i manuali in modo sicuro e a norma?

Compila il form e prenota una call. Analizziamo un tuo manuale e come oggi gestisci il processo di redazione e pubblicazione; se serve, firmiamo un NDA.

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