Workshop
Prototipo di manuale modulare
Utilizziamo SCHEMA ST4 per creare un prototipo di gestione automatizzata dei tuoi manuali: versioni, lingue e formati
Per chi è questo workshop
- Responsabili documentazione tecnica che devono gestire molte varianti di prodotto e lingue e vogliono capire, su casi reali, cosa cambia passando a un CCMS.
- Technical writer e redattori che vogliono smettere di rincorrere versioni e PDF e iniziare a lavorare per moduli riusabili sotto controllo.
- Responsabili prodotto / IT / qualità che devono valutare un progetto CCMS con numeri, prototipi e un percorso chiaro verso un progetto pilota senza rischi.
Il problema oggi
Se lavori ancora con Word, InDesign o FrameMaker, ogni manuale è un documento isolato. Per ogni variante di prodotto, per ogni lingua, fai una copia. Poi un’altra per il PDF. Un’altra per il portale. Quando arriva una modifica, non sai più qual è “l’originale”: ci sono solo copie leggermente diverse, difficili da ricondurre a una fonte unica.
Risultato: inseguire versioni, traduzioni e revisioni diventa un lavoro infinito. Ogni aggiornamento si moltiplica per famiglie, mercati e lingue. Le traduzioni costano sempre uguale, anche quando ripeti gli stessi testi. I tempi si allungano, le consegne slittano e nessuno riesce a dire con certezza “questo è il manuale giusto per questo prodotto, in questa lingua”.
Cosa ottieni dal workshop
Alla fine del workshop ti porti a casa tutti i risultati del lavoro che avremo fatto insieme, con l’aiuto del CCMS, sui tuoi contenuti:
- Una prima mappa modulare di un tuo manuale
Un manuale scelto insieme viene spezzato in moduli (procedure, descrizioni, messaggi di sicurezza, tabelle con dati tecnici) con criteri chiari, pronti per il riuso. - Un prototipo funzionante su un prodotto e un use case
Sull’istanza SCHEMA ST4 gestita da because componiamo il manuale del prodotto scelto a partire dai moduli e vedrai come il sistema controlla versioni e lingue in automatico. - Una bozza di tassonomia e metadati per la tua azienda
Definiamo insieme i metadati base (prodotto, variante, lingua, mercato, revisione) e li applichiamo ai tuoi contenuti, così tocchi con mano come un CCMS tiene controllo di tutte le varianti. - Uno schema di workflow redazionale in ambiente CCMS
Un quadro chiaro di chi scrive i moduli, chi struttura i template, chi gestisce versioni e traduzioni, e come il team può lavorare in parallelo senza bloccarsi sui file. - Una mini‑roadmap per l’implementazione del CCMS nella tua azienda
Comprende quali prodotti e lingue includere per primi, quali contenuti migrare, quali risultati misurare nelle prime 6 settimane del progetto pilota.
Cosa faremo insieme
Partiamo dall’analisi preliminare del tuo processo documentale e, in 2 sessioni di 2 ore ciascuna, lavoriamo sui tuoi manuali, non su un esempio generico.
- Selezioniamo insieme il prodotto e il manuale più rappresentativi (per complessità, varianti e lingue) su cui costruire il prototipo.
- Identifichiamo dove oggi perdi più tempo: duplicazioni, aggiornamenti ripetuti, traduzioni ridondanti e controlli manuali sulle versioni.
- Disegniamo la prima mappa modulare del manuale: come tagliare il documento in moduli riusabili, quali moduli sono condivisi tra più prodotti, quali sono specifici.
- Definiamo i metadati base e li colleghiamo al tuo modo di identificare prodotti, varianti e mercati, così vedi come il CCMS potrà filtrare e generare le versioni corrette.
- Guardiamo insieme il prototipo in SCHEMA ST4: come si compone un manuale, come si aggiornano i moduli, come il sistema gestisce traduzioni e pubblicazioni.
- Concludiamo con una bozza di roadmap: cosa avrebbe senso includere nel pilota, quali ruoli coinvolgere e quali risultati misurare per “vendere” il progetto all’interno.
Cosa facciamo noi in back office
Nelle 12 ore di back office usiamo la nostra installazione di SCHEMA ST4 per preparare il terreno:
- Configuriamo un progetto SCHEMA ST4 dedicato al tuo caso, senza impatti sulla tua infrastruttura IT.
- Importiamo il manuale selezionato e lo spezzettiamo in moduli, applicando i criteri di modularizzazione discussi insieme.
- Applichiamo metadati e tassonomie di base (prodotto, variante, lingua, mercato, revisione) e verifichiamo che queste strutture coprano correttamente il caso d’uso scelto.
- Configuriamo almeno un template di pubblicazione (PDF o HTML) per il prodotto scelto, in modo da generare automaticamente il manuale dal CCMS.
- Prepariamo un esempio di gestione traduzioni nel CCMS (su 1 lingua, se disponibile), così vedi come il sistema riutilizza contenuti già tradotti e segnala ciò che manca.
- Documentiamo struttura, moduli e scelte fatte in un breve report che puoi riutilizzare quando sarai pronto per il pilota.
Tu porti visione sul prodotto e sul processo; noi facciamo il lavoro “di officina” sul CCMS per trasformare un manuale reale in un prototipo funzionante.
Cosa imparerai nel workshop
Al termine del workshop sarai in grado di:
- Valutare se un CCMS ha davvero senso per la tua azienda
Come valutare se il volume di varianti, lingue e aggiornamenti giustifica il salto dai file ai moduli e dove otterresti i benefici maggiori. - Passare dai documenti ai moduli, senza bloccare il lavoro
Come progettare la modularizzazione dei manuali in modo realistico, partendo da un caso pilota e non da tutta la libreria. - Disegnare tassonomie e metadati utili (non solo “teorici”)
Come scegliere attributi che servono davvero a comporre le varianti corrette e a tenere sotto controllo versioni e traduzioni. - Impostare un workflow redazionale in ambiente CCMS
Come organizzare il lavoro del team (scrittura, revisione, traduzioni, pubblicazione) in un unico sistema, lavorando in parallelo anziché in sequenza. - Preparare un business case credibile per il progetto pilota
Come usare il prototipo, i numeri e il ROI kit per argomentare tempi, costi e benefici di un pilota CCMS di 6 settimane.
Chi terrà il workshop
Il workshop è coordinato da Davide Osta e tenuto da un consulente senior because certificato su SCHEMA ST4, con esperienza diretta in progetti CCMS per aziende manifatturiere che gestiscono varianti e traduzioni in molte lingue.
because Solutions è Premium Partner Quanos per l’Italia dal 2016 e ha già accompagnato decine di aziende nell’introduzione di SCHEMA ST4, dalla prima prova su un singolo prodotto fino alla messa in produzione su intere famiglie e mercati.
Durata: 6h online + 12h in back office
990 € + IVA
Bonus inclusi:
Corso “ST4 Active Day – prova guidata dell’automazione sicura dei manuali”
Sessione online dedicata al tuo team per esplorare in modo guidato SCHEMA ST4, capire come si usa il prototipo creato nel workshop e quali funzioni adottare nel pilota, senza fermare il lavoro quotidiano.
Guida pratica alla modularizzazione dei manuali
Un manuale operativo per passare da “un manuale, un file” a moduli riusabili: esempi di taglio, schema di tassonomie base (prodotto, variante, lingua, mercato) e checklist per impostare nuovi progetti in modo coerente.
ROI kit CCMS (manuale + modelli di calcolo)
Strumento per stimare tempi e risparmi derivanti da CCMS+CAT+IA: modelli Excel, esempi prima/dopo e checklist delle voci da considerare quando presenti il business case in azienda.